Depuis janvier 2020, les entreprises ont pour obligation de générer des factures électroniques dès lors que la prestation s’adresse à des collectivités territoriales ou à l’État. Entre 2023 et 2025, cette pratique tend à s’étendre du fait que toutes les entreprises devront adopter cette méthode pour tous leurs clients. Si cette pratique suscite quelques interrogations, il convient d’en comprendre le fonctionnement pour mieux en apprécier ses avantages.
Mieux comprendre le concept de la facture électronique
La facturation électronique, appelée également e-facturation, consiste à générer des factures de manière automatisée en format numérique. Celles-ci comportent toutes les mentions obligatoires présentes actuellement sur les factures papiers. Aujourd’hui, les entreprises génèrent de tels documents en utilisant un logiciel spécifique. Les factures sont enregistrées sous format PDF puis envoyées par email aux clients ou aux fournisseurs. Cela mobilise non seulement du personnel spécifique pour réaliser cette tâche, mais des erreurs peuvent notamment être commises. Dans le cadre de la facturation électronique, les documents transitent directement par une plateforme dédiée. Dès lors que la prestation est achevée ou le produit livré, la facture est automatiquement générée et envoyée à son destinataire. Pour répondre aux obligations mises en place par les autorités, toute entreprise se doit ainsi de se préparer à la facture électronique en 2024. Cela nécessite de réaliser une mise à jour de ses données clients, de se renseigner sur la réglementation en vigueur, mais également de former son personnel. En effet, ce dernier devra suivre des formations pour apprendre à gérer ces nouveaux logiciels.
Instauration de la facturation électronique : quels avantages pour les entreprises ?
La mise en place de la facturation électronique confère de nombreux avantages pour les entreprises. D’un gain de temps à une réduction des coûts, en passant par une meilleure traçabilité, adopter ce nouveau système se révèle être particulièrement bénéfique pour toute structure professionnelle.
Un gain de temps
Comme vu précédemment, avoir recours à la facturation électronique permet de gagner un temps considérable pour les entreprises du fait de l’automatisation des saisies. De plus, le délai de traitement se révèle être considérablement réduit du fait qu’il n’est plus nécessaire de passer par les voies postales ou de réaliser un tri du courrier. En cas d’erreurs ou de litiges, les organismes d’e-facturation sont à même de s’en occuper, permettant ainsi aux entreprises de ne plus se soucier des retards de paiement qui viendraient impacter leur trésorerie.
Une réduction des coûts
Les factures électroniques permettent notamment de réduire les coûts. En effet, les structures professionnelles n’ont plus à investir dans du papier ou des frais postaux. De plus, il n’est plus nécessaire de disposer d’un espace de stockage supplémentaire destiné à cet effet. Une occasion d’opter pour des locaux plus petits et ainsi moins chers. Cela peut notamment être bénéfique pour les entrepreneurs ou les petites entreprises qui disposent bien souvent de peu de moyens financiers.
Une meilleure traçabilité
Enfin, opter pour la facturation électronique permet d’avoir une meilleure traçabilité. En effet, il n’y a plus aucun risque de perdre une facture, comme cela pouvait notamment être le cas avec la version papier. De plus, les factures étant conservées et archivées sur la plateforme, il est possible de consulter en quelques clics des documents élaborés plusieurs mois ou années auparavant.
