Dans les entreprises, beaucoup de données sont disséminées ou stockées dans divers endroits. De nombreux collaborateurs ont accès à ces informations. Ainsi, il se peut qu’une ou plusieurs données soient supprimées ou changées d’emplacement. Pour éviter cela, il importe de constituer une base de données bien catégorisée. Voici quelques points essentiels à prendre en compte pour élaborer une base de données pour une entreprise.
Les composants principaux d’une base de données
Qu’est-ce qu’une base de données ?
Une base de données est un ensemble structuré et organisé d’une grande quantité d’informations relatives à une activité. Elle est conçue pour faciliter son exploitation par des utilisateurs communs. Elle représente un élément de base de contacts b2b incontournable dans la création de relation client.
Description et utilité d’une base de données
La base de données est un outil performant pour une entreprise qui souhaite adopter une stratégie de fidélisation et une prospection ciblée. Généralement, elle est couplée au système informatique et au réseau pour mettre en place le partage de données. Une base de données doit avoir de la qualité, de la conformité et de la disponibilité tout en étant sécurisée, unique et actualisée. Elle présente quelques utilisations intéressantes pour l’entreprise :
- elle est la pièce centrale d’un dispositif informatique facilitant l’accès à des informations concernant l’activité de l’entreprise ;
- elle sert à collecter, stocker et traiter de multiples données recueillies dans le système ;
- elle permet de consulter un grand nombre d’informations ;
- elle peut être locale, accessible par réseau ou répartie sur des machines distantes ;
- elle donne accès à plusieurs utilisateurs.
La gestion d’une base de données
Afin d’optimiser l’exploitation d’une base de données, il faut opter pour un système de gestion de base de données appelé SGBD (Database management system, en anglais). C’est un ensemble de services favorisant simplement l’accès aux données. Il autorise à de nombreux utilisateurs la consultation des informations qui sont disponibles et leur manipulation efficace (insertion, suppression ou modification).
Qui peut accéder à une base de données d’entreprise ?
Dans une entreprise, une base de données est accessible à tous les collaborateurs autorisés. Il existe plusieurs secteurs d’activité ou services qui utilisent fréquemment une base de données : administration publique, finance, … pour diverses utilisations (gestion des ressources humaines, comptabilité, facturation, inventaires, etc.).
Les étapes à suivre pour constituer une base de données
S’équiper d’un outil performant
Une base de données rassemble une grande quantité d’informations. Il importe donc de s’équiper d’un outil performant pour mieux l’exploiter. Dans le domaine du B2B, il est nécessaire d’opter pour un outil de gestion de la relation client (outil CRM) pour constituer une base de données.
Avoir une stratégie et des dispositifs de collecte d’informations
Une fois l’outil bien défini et bien établi, l’entreprise doit avoir des données mises à jour régulièrement (clients actuels ou potentiels, contacts entre clients et organisation, actions commerciales mises en œuvre). Elle peut :
- préconiser une carte de fidélité en contrepartie de données personnelles obtenues ;
- obtenir des données pour la facturation, pour des comportements sur le site Web de l’entreprise, etc. ;
- animer des événements (conférences, ateliers, …) pour recueillir de nouveaux contacts ;
- être plus présente sur les réseaux sociaux pour collecter des prospects.
Mettre en place des formulaires et créer un compte client
Pour bien alimenter une base de données, la mise en place de formulaires permet de collecter des données plus personnelles (nom et prénom, mail, …). Ce sont des informations utiles pour développer et améliorer la stratégie marketing de l’entreprise. Ainsi, chaque formulaire doit contenir une case à cocher pour confirmer le consentement du prospect. Enfin, proposer à ce dernier de créer un compte client offre la possibilité à l’entreprise d’obtenir automatiquement des données utilisateurs.
